Sekretariat

Arbetsuppgifter

Besluta om tävlingsdatasystem (MeOS eller OLA)
Svara för datanät och system inför, under och efter tävling
Ta emot och registrera anmälningar
Utföra startgruppsplanering och lottning
Programmera kontrollenheter
Svara för kommunikation till fjärrlästa SI-enheter
Korrigeringar i databasen
Svara för tävlingstid
Ansvarig för all SI-utustning exkl Miniknat
Handha räddningskarta för behov
Hantering av ändringärenden
Utskrift av startlistor och minutstartlistor
Löparregistrering
Utskrift av resultatlistor och listor till prisutdelning
Bevakning av kvar-i-skogen
Publicering av resultat, liveresultat och Livelox


Bemanning

Ca 4 personer

Sekretariatschef
Databasansvarig
2 målavläsare


Utrustning

Mål/sekreteriatsvagn
Serverdatorer 2st
3 terminaler inkl SI- master 2 st
Laserskrivare för listor

Anteckningsmaterial
Skrivarpapper


Aktiviteter

Innan tävlingsdagen

Delta i planeringen av arenan så att tillräcklig/lämplig plats för mål/sekretariatsvagn, avspärrat inre TC, direktanmälan, speaker mm säkerställs utifrån utrymmesskäl och nätverksutformning
Gör bemanningsplan inkl plan för utbildning av funktionärer
Gör materialplan och beställ utrustning från IP Skogen i samverkan med materialansvarig
Hämta ut datamaterial och husvagnar
Provkör datasystem inkl speaker & direktanmälan
Starta databas och läs in anmälningar från Eventor
Läsa in banfil
Förbered Livelox och liveresultat
Hantera manuella anmälningar, ändringar och efteranmälningar
Lotta och publicera startlista på Eventor
Delge Banläggare antal starter i varje klass
Samverka med elitledare om nummerserie på nummerlappar
Gör en kvalitetssäkringsplan

Tävlingsdagen

Programmera kontrollenheter
Leverera SI-enheter check/töm till start. Kom överens med startansvarig om rutiner för checkenheter mm.
Skapa kommunikation till fjärrlästa SI-enheter, sista kontroll och ev i skogen.
Placera räddningskarta lättåtkomlig i sekretariat – för att vara behjälplig vid olycka
Kom överens om rutin med klagomur
Bygg upp och starta nätverk (inkl. direktanmälan och speaker)
Installera tävlingsdatabas
Skriv ut minutstartlistor och ge till starten
Skriv ut startlistor för uppsättning vid starten och på TC
Starta skrivarserver
Starta automatisk backup
Kontrollera kontrollutsättarnas SI- registreringar (ev. via en separat provlöpningstävling i datasystemet)

Registrera löpares SI-brickor
Ta emot hyrbrickor
Samverka med start ev justeringar etc
Hantera checkenheter från start
Håll reda på ”kvar i skogen”
Skriva ut resultatlistor för att kunna sättas i facken på resultattavlan

Efter tävlingen

Publicera resultat och sträcktider på Eventor
Lämna utskrift med batteristatus för använda kontrollenheter samt lista med uthyrda brickor til GOF
Summera erfarenheter – ge rekommendationer till justering av instruktioner


Dokument

Skapa tävling i MeOS genom att hämta den från Eventor

Inför en SI-tävling

  1. Kolla att alla enheter finns
  2. Synka alla enheter så sent som möjligt
  3. Stäng alla enheter efter synk
  4. Be alla utsättare att väcka enheterna när de är utsatta
  5. När enheterna kommit in, stäng dem.