Tävlingsledning

Som tävlingsledare leder du på uppdrag av SAIKs arrangemangskommitté tävlingen och ansvarar för arrangemangets planering, genomförande och ekonomi.

Det är viktigt att du har en nära kontakt och god kommunikation med huvudfunktionärerna, tävlings- och bankontrollanterna och SAIKs arrangemangskommitté. Speciellt viktigt är att säkra alla tvärfunktionella aktiviteter så att inget faller mellan stolarna. Dessutom har du hand om externa kontakter, till exempel media.


Aktiviteter

Planering, klart 2 veckor före tävlingen

Samråd med Länsstyrelsen och övriga berörda myndigheter
Genomgång av samtliga regler och anvisningar
Upprätta tävlingsledarrapport i samråd med tävlingskontrollant
Ta fram tävlingsorganisation och bemanna huvudfunktionärer
Planera och genomföra planeringsmöten
Ta fram och publicera inbjudan och övrig annonsering
Upprätta huvudtidplan
Upprätta och kommunicera budget
Ta fram bemanningsförutsättningar (antal)
Avtal med kartritare eller annan kartförsörjning
Avstämning med banläggare och bankontrollant – är de överens?
Avtal med sportförsäljare
Avtal med markägare om så krävs
Öppna tävlingen för anmälning i Eventor
Genomför riskanalys
Ev. mediakontakter
Fastställ prisbudget
Rapportera till SAIKs arrangemangskommitté


Klart veckan före tävlingen

Ta fram PM
Ta fram funktionärs-PM
Rapportera till SAIKs arrangemangskommitté


Tävlingsdagen

Hantera akuta ärenden
Hantera regelfrågor ihop med tävlingskontrollant, jury och/eller banläggare
Avtacka markägare ihop med speaker
Leda säkerhetsarbete vid behov
Vara tillgänglig
Gå runt och säkerställ att alla funktioner mår bra, har alla resurser de behöver
Säkerställ att alla avvecklar i rätt tid, inte för tidigt
Vid behov omfördela resurser så att avvecklingen sker effektivt


Efter tävlingen

Generera och signera tävlingsrapport i Eventor
Tävlingsledarrapport till GOF
Bankontrollantrapport till GOF
Betala alla avgifter till GOF och SOFT
Genomför uppföljningsmöte med huvudfunktionärer och SAIKs arrangemangskommitté
Tacka funktionärer och övriga engagerade
Summera ekonomiskt utfall
Summera erfarenheter
Uppdatera instruktioner vid behov


Dokument

Checklista miljöanpassning av arrangemang

Vägledning vid ansökan om tävling på naturmark